【商务信函篇】商务英语基础知识,看了就造怎么写了
来源:本站原创发布时间:2017-06-29 15:57:41
商务信函的书写也是商务英语的一部分,关于商务信函的书写,也是需要有一定准则以及规范,本篇主要大概介绍了商务信函以及分享商务信函书写格式,供大家学习。
今天,给大家简单介绍一下商务英语中一个常用的部分,商务信函(Business Letters)不同类型的商务信函有不同的写法。那么什么是商务信函呢?
商务信函是正式文件之间的通信,企业之间通过邮件进行往来的一种商业活动。使用商务信函的人是哪些人呢?大多数人的职业都需要写商务信函,一些人一天甚至要写许多封信。当然,读商务信件也是一些人的工作日常。信是写给一个人或者组织,有发件人(sender)也有收件人(recipient),他们之间之相互的。
下面是一些发件人和收件人的例子:
business ⇔ business(企业对企业)
business ⇔ consumer(企业对客户)
job applicant ⇔ company(求职人员对公司)
citizen ⇔ government official(市民对政府官员)
employer ⇔ employee(老板对员工)
staff member ⇔ staff member(员工对员工)
为什么要写商业信函呢?
有很多原因,例如:
to persuade(劝说)
to inform(通知)
to request(要求)
to express thanks(表达感谢)
to remind(提醒)
to recommend(建议)
to apologize(道歉)
to congratulate(祝贺)
to reject a proposal or offer(拒绝建议或邀请函)
to introduce a person or policy(介绍一个人或政策)
to invite or welcome(邀请或者欢迎)
to follow up(跟进)
to formalize decisions(正式的决策)
如何写一封商业信函?
商务信函这一专业术语多少会让人有些紧张。一些英语作为第二语言的人会担心,他们的写作能力达不到高级的商务书写的要求。但实际并非如此。在商业中,一封有效的信函通常句子简而短,使用的词汇也直截了当。邮件读起来越容易越好。因此,在写作时,你需要一些转折词,使你的句子过渡地更自然,更易理解。
1.首先也是最重要的,要确保收件人的姓名拼写正确。同时,要确定性别并写上适当的标题。女士用Ms.男士用Mr.如果你能够百分百确定对方是个已婚女士的话,那你可以用Mrs.在非正式的情况下,或者在长时间的往来后,你也可以直接称呼对方的名字。当你不知道对方的名字,也对方的相关信息时,你可以写"To Whom It May Concern"。在称呼的后面加上逗号,会更标准,当然不使用标点符号也是可以的。下面是一些常见的收件人称呼的格式。
Dear Mr Sid,
Dear Ms Crace,
Dear Jack James:
Dear Editor-in-Chief:
Dear Valued Customer
Dear Sir or Madam:
2.收件人称呼解决完,就正式进入信函主题,第一段的书写。在商务信函中,用一句友好的问候开头是很常见的形式。给大家举几个例子:
I hope you are enjoying happy vocation.
Thank you for your reply of July 5th.
It is my pleasure meeting you at the conference.
I appreciate your patience in waiting for response.
3.在简短的问候之后,用一两句话陈述这封信的主要目的。
例如:
I'm writing to you for...
I'm interested in the job which is posted on your website.
We'd like to invite you to be a member of our club.
4.第二段和第三段
用几个简短的段落来详细地描述你的主要观点。如果你的话只需要一段就能够表达清楚,那就不要故意多写一些多余的段落,来使你的信看起来很长。记住,商务信函主要目的是为了沟通,内容一定要简洁明了。如果你的信件内容包含比较敏感的话题,比如拒绝一个邀请函或者通知员工裁员期。那你最好把这句话放在第二段,而不要一开头就说明。下面是一些常见的表达不愉快的事实的句式:
I 'm sorry about that..
We are regretful to inform you...
After careful consideration we decide that...
5.最后一段
最后一段应该包括要求、提醒和附件。如果有必要的话,你的联系信息也应该放在这段。下面是商务信函里结尾段一些常用的句子:
Your early reply would be appreciated...
Please respond at your earliest convenience.
I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
For further details...
If you require more information...
Thank you for taking this into consideration.
I appreciate any feedback you may have.
Enclosed you will find...
Feel free to contact me by phone or email.
6.结束语
在结尾要标上你的结束语以及署名,在这中间,你需要加上一个逗号。下面是一些常见的结束语的句式。如果你不想在自己的署名后加逗号的话,那你就省略掉逗号后面的结束语。
Yours truly,
Yours sincerely,
Sincerely,
Sincerely yours
Thank you,
Best wishes
All the best,
Best of luck
Warm regards,
现在大家对商务信函有没有一个全面的认识呢?
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